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J’ai reçu un courrier du Registre du commerce demandant de mettre à jour l’adresse de ma société, que faire ?

Le 14 janvier 2020, les Registres du Commerce (RC) du Valais ont indiqué dans le BO qu’ils allaient procéder à un contrôle général de toutes les adresses inscrites au RC. Cela concerne donc toutes les entités inscrites au RC : SA, Sàrl, société en nom collectif, entreprises individuelles inscrites etc. Il s’agit de s’assurer que l’adresse correspond à la nomenclature officielle et permet la distribution du courrier. Cette démarche est appelée BDR, pour base de don-nées référentielle.  

Les adresses non-conformes sont notamment les adresses incomplètes (par exemple, il manque le numéro de bâtiment), avec la mauvaise localité (par exemple Lens au lieu de Crans-Montana) ou dont le domiciliataire (le c/o) a lui-même des problèmes d’adresse. De plus, les boîtes postales ne peuvent plus être une adresse « principale » et doivent être inscrites sous la rubrique « autre adresse ».

Si l’entité inscrite ne réagit pas à la sommation du RC, celui-ci va considérer que l’entreprise présente une carence de l’organisation au sens de l’art. 939 CO et impartir un délai de mise en conformité. Si rien ne se passe à l’échéance de ce délai, le RC transmet le dossier au tribunal, qui peut mettre la société en faillite ! Les conséquences sont donc potentiellement très importantes.

De façon pratique, comment faut-il procéder ? Premièrement, il faut s’assurer que l’adresse est correcte en la comparant avec celle du Registre fédéral des bâtiments et logement (RegBL); elle doit être au signe de ponctuation près identique. Les abréviation (Rte, Imp. etc.) ne sont pas admises ; la localité et son NPA doit être de même correcte (attention notamment aux fusions de communes). Il faut ensuite adresser au RC une réquisition concernant le chan-gement d’adresse et indiquant l’adresse correcte. Cette réquisition devra être signée par tous les membres de l’organe de gestion (conseil d’administration ou gérants, art. 23 al. 3 ORC). Si la société utilise une boîte postale, il faut in-diquer deux rubriques sur la réquisition : une première « adresse » sans la boîte postale, et une seconde « autre adresse » avec la boîte postale. Toute-fois, si la société change de siège (par exemple parce qu’il n’est pas situé dans la bonne commune), il faudra dans ce cas passer par une modification des sta-tuts et donc devant un notaire.

En résumé, les courriers du RC concernant les mises à jour de l’adresse sont à prendre avec grand sérieux, ceux-ci pouvant engendrer des suites judiciaires et de nombreux frais, et aller jusqu’à la radiation de la société inscrite.
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